Sinexa Licentieovereenkomst

1) Doel en toepassingsgebied van de licentie

Deze licentievoorwaarden beschrijven de voorwaarden waaronder de software Sinexa mag worden gebruikt. De software en de in dit kader geleverde diensten worden beheerd door de SRL ServiSoft (hierna genoemd “ServiSoft”), met maatschappelijke zetel te B-1301 Bierges, Rue de Rosières 38, BE 1023.772.246.

De software Sinexa is een innovatieve oplossing die ontworpen is om de ruwe gegevens van de klant om te zetten in duidelijke, dynamische en rechtstreeks bruikbare dashboards.
De standaard- of specifieke aanvullende modules en de geïntegreerde programma’s van derden die noodzakelijk zijn voor de werking ervan, maken zowel gezamenlijk als afzonderlijk deel uit van de software Sinexa (hierna genoemd “de software”).

De klant is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die deze Overeenkomst ondertekent en zich in dat verband jegens ServiSoft verbindt (hierna genoemd “de klant”).

De juridische relatie tussen ServiSoft en de klant wordt beheerst door deze licentievoorwaarden, de offerte en de facturen, alsook door de algemene en bijzondere voorwaarden van ServiSoft (hierna gezamenlijk genoemd “de Overeenkomst”).

Deze Overeenkomst vernietigt en vervangt alle contracten, voorstellen en verbintenissen, zowel schriftelijk als mondeling, met betrekking tot hetzelfde onderwerp en die dateren van vóór de datum van deze overeenkomst. De Overeenkomst heeft voorrang op de algemene en/of andere voorwaarden van de klant, zelfs indien deze bepalen dat zij uitsluitend van toepassing zijn. Afwijkingen van de Overeenkomst zijn enkel mogelijk mits voorafgaand schriftelijk akkoord van ServiSoft. ServiSoft behoudt zich het recht voor om de bepalingen van deze Overeenkomst te wijzigen.

2) Intellectuele eigendom

De software en de naam ervan zijn eigendom van ServiSoft. Deze overeenkomst kan in geen geval worden geïnterpreteerd als een overdracht van rechten. ServiSoft behoudt de eigendom van alle standaard- of specifieke ontwikkelingen met betrekking tot de software en kan naar eigen goeddunken gebruikmaken van ideeën, concepten, methodes, knowhow en technieken inzake programmering of gegevensverwerking die tijdens de uitvoering van eender welke dienst wordt bijgewerkt, zelfs indien de klant de prestatie besteld en betaald heeft. Geen enkele betaling van de klant impliceert de overdracht van intellectuele of industriële eigendomsrechten aan de klant of aan een derde, of zal dusdanig geïnterpreteerd worden, tenzij kan uitdrukkelijk schriftelijk anders is bepaald.

3) Gebruiksrecht en beperkingen

ServiSoft verbindt zich ertoe de klant toegang en een niet-exclusief gebruiksrecht te verlenen met betrekking tot de software, gedurende de looptijd van de Overeenkomst en voor het overeengekomen type abonnement en de omvang van het kantoor, conform de Licentieovereenkomst.

ServiSoft verleent de klant, tegen betaling van het voorziene abonnement, een niet-overdraagbaar en niet-exclusief recht om de software te gebruiken. Het gebruik is persoonlijk en uitsluitend toegekend aan de klant, zijn personeelsleden en aangestelden, en uitsluitend aan de door de klant gemachtigde personen. De klant verbindt zich ertoe de software enkel voor eigen behoeften te gebruiken.

Het gebruik omvat niet het recht om de software aan derden te verspreiden, met inbegrip van het uitlenen, verhuren of verkopen ervan. Behoudens uitdrukkelijke bepaling in deze overeenkomst is het de klant verboden om:

de software over te dragen, te verkopen, te vervreemden of te verhuren aan een derde;
de software geheel of gedeeltelijk te kopiëren, wijzigen, demonteren of decompileren, deze op welke manier dan ook te vervalsen, permanent of tijdelijk te reproduceren, aan te passen, te vertalen, te transcoderen naar een andere programmeertaal, er reverse engineering op toe te passen of deze op welke wijze dan ook te bewerken of te herstellen, zonder afbreuk te doen aan de dwingende rechten die voortvloeien uit de geldende wetgeving inzake de rechtsbescherming van computerprogramma’s;
enige vermelding of aanduiding op een onderdeel van de software te verwijderen, te wijzigen, te verbergen of te vervalsen, zoals een auteursrecht, een merk, een inscriptie, een vertrouwelijke of niet-vertrouwelijke markering, de aanduiding van een bedrijfsgeheim, enz.

Bij schending van een van de voormelde verplichtingen is de klant aan ServiSoft een schadevergoeding verschuldigd ter dekking van de werkelijk door ServiSoft geleden schade.

Om de software te kunnen gebruiken, dient de klant op eigen kosten te voorzien in de nodige toestellen, besturingssystemen en (internet)verbinding.

4) Schorsing van het gebruiksrecht

ServiSoft kan, om geldige redenen, eenzijdig het gebruiksrecht schorsen, het gebruik beperken of de toegang tot de software geheel of gedeeltelijk weigeren, tijdelijk of definitief, in geval van:

ernstige betwisting of gerechtelijke vervolging ingesteld door een derde op grond van de onwettigheid, strijdigheid met de goede zeden of de openbare orde van alle of een deel van de gegevens die de klant bewaart in het kader van het gebruik van de software en van de door de klant ter beschikking gestelde gegevens;
niet-betaling door de klant van de facturen op de vervaldatum.

De Overeenkomst kan eveneens worden geschorst op initiatief van een van de partijen indien deze het slachtoffer is van een geval van overmacht, regelmatig gemeld zoals voorzien in artikel 12 van de Licentieovereenkomst.

In alle mogelijke gevallen van schorsing verbindt ServiSoft zich ertoe de klant vooraf te informeren.

In dergelijke gevallen heeft ServiSoft geen enkele verplichting tot naleving en is zij geen enkele vergoeding verschuldigd. Elke aansprakelijkheid van ServiSoft in dergelijke gevallen is uitgesloten.

5) Beveiliging

ServiSoft wordt geacht haar verplichtingen inzake beveiliging en gegevensbescherming te zijn nagekomen voor zover zij:

de permanente beveiliging van de Gegevens van de klant verzekert,
de transactionele beveiliging verzekert,
haar verplichtingen naleeft inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Permanente beveiliging: ServiSoft verbindt zich ertoe de nodige technische en menselijke middelen in te zetten om de servers waarop de gegevens worden gehost te beveiligen door middel van:

het gebruik van een firewall-systeem;
de uitwerking van een meldingsprocedure die zowel de gebruiker als de klant kan identificeren;
de onzichtbaarheid van de gegevens vanaf het internet (behalve via de software zelf);
beperking van de toegangen.

Transactionele beveiliging: ServiSoft verbindt zich ertoe het HTTPS-protocol te gebruiken voor elke gegevensuitwisseling via internet tussen de klant en de gehoste software (server), en maakt daarvoor gebruik van een certificaat dat is uitgegeven door een erkende autoriteit.

Beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen: de gebruiker is verantwoordelijk voor het correct beheer en gebruik van zijn wachtwoorden en gebruikersnamen, overeenkomstig de voorwaarden die door de software en ServiSoft kunnen worden opgelegd. Om brute force-aanvallen te voorkomen, moeten de wachtwoorden: (1) door de gebruikers voldoende complex worden gekozen, (2) regelmatig worden gewijzigd, (3) strikt vertrouwelijk worden behandeld, (4) op een veilige manier worden bewaard, (5) correct worden gebruikt, en (6) niet worden bekend gemaakt.
Hoe dan ook kan ServiSoft niet aansprakelijk worden gesteld voor eventueel misbruik van de wachtwoorden en het gebruikersbeheer van de klant.

6) Aard van de verplichtingen – Aansprakelijkheid

ServiSoft is steeds gehouden tot een middelenverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld met betrekking tot een specifieke verplichting, zonder dat deze vermelding kan worden uitgebreid tot andere, zelfs verwante verplichtingen.

De klant is als enige verantwoordelijk voor het gebruik van de software en van de gegevens die geëxporteerd worden uit de toepassingen van de klant. Deze bepaling geldt eveneens voor alle gegevens, ongeacht hun aard, die in de software zijn opgenomen en afkomstig zijn van de klant. De beschikbaarheid van deze gegevens in de software ontslaat de klant niet van zijn verplichting om deze te controleren. Enkel de klant is verantwoordelijk in geval van fouten of verschillen tussen deze gegevens en de werkelijkheid.

ServiSoft kan niet aansprakelijk worden gesteld: (1) indien de door de klant beweerde schade het gevolg is, zelfs gedeeltelijk, van een foutieve uitvoering of van het niet-uitvoeren (geheel of gedeeltelijk) van zijn verplichtingen; (2) indien de schade het gevolg is van een niet-conform gebruik; (3) indien de schade, door oorsprong of omvang, het gevolg is van een computervirus; (4) indien de schade verband houdt met de onbeschikbaarheid of een storing van het netwerk van de klant (LAN), de bekabeling of het telecommunicatienetwerk; (5) indien de schade verband houdt met onderdelen van de hardware- of software-installatie van de klant waarin ServiSoft niet tussenkomt; (6) indien de schade bestaat uit de vervalsing, vernietiging of het verlies van gegevens van het besturingssysteem of van de inhoud van andere software.

ServiSoft is nooit gehouden tot vergoeding van indirecte schade die door de klant wordt geleden.

Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat, telkens wanneer de aansprakelijkheid van ServiSoft in het geding wordt gebracht, het totale schadebedrag dat ServiSoft aan de klant zou kunnen verschuldigd zijn, om welke reden ook, beperkt is tot de bedragen die ServiSoft daadwerkelijk heeft ontvangen gedurende de 3 maanden voorafgaand aan de schade, voor het abonnement op het gebruik van licenties, met uitsluiting van alle andere bedragen verbonden aan welke prestaties dan ook, waaronder met name de installatiekosten.

7) Vertrouwelijkheid – beroepsgeheim

Elke partij verbindt zich ertoe alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid van de vertrouwelijke informatie van de andere partij te waarborgen. Deze voorzorgsmaatregelen moeten minstens gelijkwaardig zijn aan die welke de partijen nemen om de vertrouwelijkheid van hun eigen vertrouwelijke informatie te waarborgen.

ServiSoft verbindt zich ertoe de gegevens waarvan zij kennis heeft gekregen strikt vertrouwelijk te behandelen, met inachtneming en respect voor het beroepsgeheim van de klant.

ServiSoft verbindt zich ertoe alle toepasselijke regelgeving inzake de bescherming en het respect van de persoonlijke levenssfeer na te leven, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

ServiSoft treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de gebruiker wanneer deze zich aanmeldt op de software. Deze gegevens zullen uitsluitend worden gebruikt met het oog op (i) het beheer van de toegang tot de software en (ii) de communicatie met de gebruikers, bijvoorbeeld bij updates en/of wijzigingen. Deze gegevens zullen door ServiSoft voor geen enkele andere doeleinden worden gebruikt en zullen niet aan derden worden meegedeeld.

ServiSoft zal deze persoonsgegevens behandelen als vertrouwelijke informatie.

Voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de software en het gebruik ervan door de klant, treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke. De klant verbindt zich ertoe de toepasselijke wetgeving ter zake te allen tijde na te leven. ServiSoft neemt geen enkele verantwoordelijkheid op zich met betrekking tot de gegevens die door de klant worden verwerkt in het kader van de software.

De partijen komen overeen dat de bepalingen van deze Overeenkomst, evenals alle informatie die door de andere partij wordt meegedeeld, strikt vertrouwelijk zijn. Behoudens andersluidende bepaling in deze Overeenkomst, zal geen van deze informatie aan derden worden meegedeeld, behalve wanneer (i) een van de partijen wettelijk verplicht is deze informatie openbaar te maken, of (ii) de andere partij haar voorafgaand en schriftelijk akkoord heeft gegeven.

8) Gegevenshosting

ServiSoft verbindt zich ertoe alle gegevens te hosten, overeenkomstig de modaliteiten bepaald in de Overeenkomst en in de datacenters van Microsoft in West-Europa.

Aangezien de gegevens door de klant ter beschikking worden gesteld voor de Sinexa-oplossing, blijft de klant als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke en reglementaire bewaarplichten met betrekking tot deze gegevens.

In geval van beëindiging van de Overeenkomst zullen de gegevens binnen een termijn van drie (3) maanden vanaf de effectieve beëindigingsdatum van de Overeenkomst worden verwijderd. ServiSoft zal de voormelde gegevens vernietigen, tenzij de partijen voorafgaandelijk anders zijn overeengekomen.

9) Prijs, prijsaanpassing en betaling

De abonnementen zijn afhankelijk van het type abonnement en van de omvang van het kantoor.

De abonnementen worden bijgevolg aangepast in functie van het aantal advocaten, volgens de toepasselijke prijslijst van de software.

Indien het kantoor evolueert, wordt het abonnement aangepast aan de nieuwe omvang van het kantoor. Deze berekening wordt jaarlijks herzien op de verjaardag van de overeenkomst.

Een wijziging van het type abonnement geeft aanleiding tot een voorafgaand akkoord via een passende bestelbon, ondertekend voor akkoord door de klant.

De klant verbindt zich ertoe jaarlijkse abonnementsvergoedingen te betalen, hetzij driemaandelijks vooraf, hetzij jaarlijks indien de jaarlijkse facturatiefrequentie uitdrukkelijk werd gevraagd. Deze abonnementsvergoedingen zijn volledig verworven door ServiSoft vanaf de aanvang van het abonnementsjaar. ServiSoft is in geen geval – zelfs niet bij een vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst – gehouden tot terugbetaling van de abonnementsvergoedingen. Bij elke jaarlijkse verlenging, stilzwijgend of uitdrukkelijk, ontvangt de klant een periodieke factuur zoals vermeld in de bestelbon.

ServiSoft behoudt zich het recht voor om jaarlijks nieuwe prijzen vast te stellen die, in dat geval, van toepassing zullen zijn op elk nieuw contract of op elke verlenging (stilzwijgend of uitdrukkelijk) van de overeenkomst, behoudens bijzondere voorwaarden vermeld in de prijsofferte.

Alle facturen zijn onderworpen aan de algemene voorwaarden van ServiSoft.

10) Duur en stilzwijgende verlenging

De duur van de Overeenkomst bedraagt één jaar, behoudens bijzondere voorwaarden vermeld in de prijsofferte.

De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd voor telkens één jaar, behoudens schriftelijke opzegging ten minste drie maanden vóór het verstrijken van de lopende contractuele periode. De klant blijft gehouden tot betaling van de contractuele periode die afloopt, ongeacht enige schriftelijke opzegging door ServiSoft of door de klant, of ongeacht elke andere vorm van vroegtijdige beëindiging.

11) Referentie

De klant geeft ServiSoft uitdrukkelijk de toelating om zijn naam, mondeling of schriftelijk, als referentie te gebruiken.

12) Overmacht

ServiSoft kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of tekortkomingen in de uitvoering van de Overeenkomst indien deze vertragingen of tekortkomingen het gevolg zijn van feiten of omstandigheden buiten de wil van een van de partijen, die onvoorzienbaar en onvermijdbaar zijn (bv. telecommunicatieproblemen, storingen of tekortkomingen bij leveranciers of onderaannemers van ServiSoft). Op straffe van verval is de partij die zich op dergelijke feiten of omstandigheden wil beroepen verplicht deze feiten of omstandigheden zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de andere partij mee te delen, alles in het werk te stellen om hun duur tot een redelijk minimum te beperken en de andere partij schriftelijk te verwittigen zodra deze feiten of omstandigheden zijn beëindigd. Indien deze feiten of omstandigheden langer dan drie (3) maanden aanhouden, kan elke partij de Overeenkomst van rechtswege beëindigen per aangetekend schrijven, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is of dat een andere termijn in acht moet worden genomen.

13) Overdraagbaarheid en relevante wijzigingen

De Klant is niet gemachtigd om de Overeenkomst over te dragen aan derden. Elke wijziging (zoals een naamsverandering, een adreswijziging,…) door de Klant moet onmiddellijk aan ServiSoft worden meegedeeld.

14) Kennisgevingen

Elke kennisgeving aan ServiSoft in het kader van de Overeenkomst gebeurt:

per e-mail naar het volgende adres: sinexa@servisoft.be
of per aangetekende brief naar het adres van de maatschappelijke zetel.

15) Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

De rechtbanken van Nijvel zijn exclusief bevoegd voor alle geschillen met betrekking tot deze Overeenkomst.
ServiSoft behoudt zich het recht voor om het geschil aanhangig te maken bij elk andere bevoegde rechtbank waarvan de klant afhankelijk is.

De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.