Bijlage betreffende de verwerking van persoonsgegevens (AVG) Sinexa

1) Verwerkingsverantwoordelijke

ServiSoft BV
Rue de Rosières 38 - B-1301 Bierges
KBO nr : 1023.772.246
Contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) : dpo@servisoft.be

Overeenkomstig artikel 24 van de AVG treft de verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en aan te tonen dat de verwerking in overeenstemming met de verordening wordt uitgevoerd.

2) Doel van de verwerking

De software Sinexa verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beheer van gebruikersaccounts

• Levering van de dienst: beheer van databanken, administratief en financieel advies

• Technische ondersteuning

• Analyse van het gebruik

• IT-beveiliging

Overeenkomstig artikel 5 van de AVG worden de gegevens verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden.

3) Soort verzamelde gegevens

Types gegevens:

• Burgerlijke staat (voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht)

• Boekhoudgegevens (btw-nummer, bankrekeningnummer)

• Financiële gegevens

Overeenkomstig artikel 5 van de AVG moeten de gegevens toereikend, relevant en beperkt tot wat noodzakelijk is.

4) Verplichting of vrijwilligheid

Alle gevraagde gegevens zijn verplicht, omdat ze zowel nodig zijn voor een veilige toegang tot de diensten als voor het correct functioneren van de software.
Het verzamelen ervan garandeert de consistentie en betrouwbaarheid van de uitgevoerde verwerkingen, wat rechtstreeks de kwaliteit en juistheid van de geleverde resultaten beïnvloedt. Het ontbreken van bepaalde informatie kan de prestaties van het systeem aantasten of de gegenereerde analyses vervalsen.

Overeenkomstig artikel 13 van de AVG moeten de betrokkenen worden geïnformeerd over het verplichte of vrijwillige karakter van de gegevensverzameling.

5) Ontvangers van de gegevens

De gegevens kunnen worden doorgegeven aan:

• Interne teamleden

• Verwerkers

• Bevoegde autoriteiten

Overeenkomstig artikel 28 van de AVG moeten de verwerkers voldoende garanties bieden voor de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen.

6) Bewaartermijn

De gegevens van de cliënt worden door ServiSoft bewaard gedurende de gehele abonnementsperiode, uitsluitend voor de uitvoering van de diensten.

Bij afloop of beëindiging van het abonnement kan de Klant, op uitdrukkelijk verzoek vóór de einddatum van het contract, alle gegevens laten teruggeven in een standaard, interoperabel en bruikbaar formaat. De praktische modaliteiten van teruggave (termijn, drager) worden in onderling overleg tussen de partijen vastgesteld.

Bij uitblijven van een teruggevingsverzoek zal ServiSoft de gegevens van de Klant definitief verwijderen binnen een maximale termijn van 3 (drie) maanden na het einde van het abonnement, behoudens wettelijke of reglementaire verplichtingen die een andere bewaartermijn voorschrijven.

7) Rechten van de betrokkenen

De betrokkene kan zijn/haar rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar dpo@servisoft.be. ServiSoft kan de betrokkene vragen zich te identificeren om te waarborgen dat de uitoefening van de rechten daadwerkelijk door de betrokkene wordt gevraagd.

De betrokkenen beschikken over de volgende rechten:

• Recht op toegang (art. 15 AVG):

De betrokkene heeft het recht te bevestigen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt. Indien dat het geval is, kan de betrokkene toegang tot deze gegevens vragen.

ServiSoft verstrekt bovendien een kopie van de verwerkte persoonsgegevens op verzoek en kosteloos. Voor extra kopieën kunnen redelijke kosten in rekening worden gebracht.

• Recht op rectificatie (art. 16 AVG):

Indien de betrokkene constateert dat ServiSoft onjuiste of onvolledige gegevens bezit, heeft hij/zij te allen tijde het recht dit te melden, zodat de noodzakelijke correcties of aanvullingen kunnen worden doorgevoerd.

• Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’) (art. 17 AVG):

De betrokkene kan de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken indien de verwerking niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming en binnen de wettelijke grenzen.

• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG):

De betrokkene kan beperking van de verwerking vragen indien:

• De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist en dit gedurende de periode die nodig is voor verificatie;

• De verwerking onwettig is en de betrokkene geen verwijdering wenst;

• ServiSoft de gegevens niet meer nodig heeft, maar de betrokkene vraagt dat ze niet worden verwijderd omdat deze nodig zijn voor de uitoefening of rechtvaardiging van een juridische procedure;

• Een klacht is ingediend tegen de verwerking in afwachting van de uitleg van de prevalerende legitieme belangen ten opzichte van de belangen van de betrokkene.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG):

De betrokkenen hebben het recht de persoonsgegevens betreffende hen te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

• Recht van bezwaar (art. 21 AVG):

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden (inclusief profilering), kan de betrokkene zich te allen tijde tegen de verwerking verzetten.

De betrokkene kan zich ook verzetten tegen de verwerking van een specifieke situatie. ServiSoft zal de verwerking dan staken, tenzij kan worden aangetoond dat er dwingende legitieme gronden bestaan die prevaleren boven de belangen van de betrokkene, of die verband houden met de uitoefening of rechtvaardiging van een juridische procedure.

• Recht van intrekking van toestemming:

Indien u ServiSoft toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerkingsdoeleinden, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar dpo@servisoft.be.

8) Gegevensbeveiliging

Overeenkomstig artikel 32 van de AVG heeft ServiSoft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang door derden of onbedoelde mededeling aan derden van de verzamelde persoonsgegevens, evenals elke ongeoorloofde verwerking van deze gegevens, te voorkomen.

Verschillende technische maatregelen zijn getroffen op het niveau van onze organisatie en infrastructuur van onze systemen. Een volledige lijst van de genomen maatregelen is op te vragen via dpo@servisoft.be.

9) Bij klachten / in geval van een inbreuk

Bij vragen met betrekking tot de AVG kan een e-mail worden gestuurd naar: dpo@servisoft.be.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger):

• via het online formulier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

• per post: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel