Politique de protection des données

INTRODUCTION

Dans l’exercice de ses activités, ServiSoft traite diverses données, tant des données commerciales qu’à caractère personnel. La présente politique porte sur le traitement de données à caractère personnel par ServiSoft.

ServiSoft comprend l’importance de la protection des données à caractère personnel et les préoccupations de ses collaborateurs, ses clients, ses fournisseurs et autres personnes avec lesquelles elle entretient des contacts en termes de traitement de leurs données à caractère personnel.

Diverses personnes, dans l’exercice de leur fonction au sein de ServiSoft, peuvent avoir accès aux données personnelles de ses collaborateurs, en ce compris les prestataires de services et consultants indépendants, les collaborateurs temporaires tels que les intérimaires, stagiaires, étudiants, bénévoles, anciens collaborateurs et d’autres personnes (clients et fournisseurs). Chacune de ces personnes au sein de ServiSoft est liée par la présente politique de protection des données à caractère personnel.

Le règlement applicable en matière de protection des données impose des obligations à ServiSoft concernant la façon dont elle doit traiter les données. De plus, la réglementation prévoit des droits pour les personnes dont les données sont traitées.

La présente politique donne un aperçu des obligations générales que ServiSoft et ses collaborateurs se doivent de respecter dans le cadre de la réglementation en matière de protection des données.

Article I. CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique à ServiSoft et à l’ensemble de ses collaborateurs qui traite les données à caractère personnel et comprend les lignes directrices auxquelles tout traitement de données doit se conformer, que ce soit par un procédé totalement ou partiellement automatisé, et qui font ou feront partie d’un fichier structuré.
La présente politique concerne tous les équipements informatiques et de communication employés par l’Utilisateur dans le cadre de l’exercice de ses activités pour ServiSoft, peu importe leur localisation, et notamment (liste non exhaustive)

• les PC, les serveurs et autres systèmes informatiques,
• les ordinateurs portables et tablettes,
• les adresses e-mails mises à disposition de l’Utilisateur par ServiSoft
• le téléphone, le smartphone

(ci-après « Équipements »).

Article II. POINT DE CONTACT POUR LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La société a désigné un responsable chargé de garantir la mise en œuvre et le respect de la législation en matière de protection des données et de la présente politique.
Le responsable de la protection des données est joignable par e-mail dpo@servisoft.be ou par téléphone au +32 475 27 63 12. Pour l’exercice de vos droits, veuillez consulter les Article VI et Article VII de la présente politique.

Article III. PRINCIPES APPLICABLES À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La législation en matière de protection des données prescrit plusieurs principes de base que tout responsable du traitement doit respecter pour se conformer à cette législation. En cas de doute sur l’application de ces principes dans un cas concret, n’hésitez pas à contacter le responsable à dpo@servisoft.be pour obtenir des précisions, conformément à la procédure décrite aux articles Article VI et Article VII.

La législation en matière de protection des données prescrit que les données à caractère personnel doivent être traitées dans le respect des divers principes de base et des conditions qui en découlent.

LICÉITÉ

La législation en matière de protection des données prescrit que les données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite et loyale à l’égard de la personne concernée.

La régularité du traitement implique l’existence d’un fondement juridique. En principe, les données à caractère personnel peuvent uniquement être traitées si :

• La personne concernée donne son consentement. ServiSoft devra au moins informer préalablement la personne concernée de la finalité pour laquelle les données sont demandées, quelles données seront collectées pour traitement, du droit de retirer le consentement, des conséquences possibles pour la personne concernée dans le cadre de la prise de décision et le transfert des données vers des pays tiers.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
• Le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale imposée à ServiSoft.
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par ServiSoft en qualité de responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les droits fondamentaux et les libertés de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel.

Vous pouvez à tout moment révoquer le consentement que vous avez donné à ServiSoft pour le traitement de vos données à une finalité de traitement déterminée. ServiSoft cessera alors de traiter vos données, pour le traitement desquelles vous avez donné votre consentement, et elle vous informera des conséquences possibles du retrait de votre consentement. Si ServiSoft traite vos données à caractère personnel à d’autres finalités et qu’elle invoque pour ce faire d’autres motifs juridiques, elle pourra continuer à traiter vos données.

Certaines catégories de données à caractère personnel ont un caractère sensible, de sorte que la législation en matière de protection des données a prévu un régime plus strict pour ces catégories de données (également dénommées « données sensibles »). Il s’agit des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, les données biométriques permettant d’identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne. Les données relatives aux infractions ou condamnations pénales constituent également une catégorie particulière.

En principe, le traitement de ces données sensibles est interdit, sauf si ServiSoft peut invoquer l’une des exceptions. Dans un nombre limité de cas, ServiSoft doit traiter des données sensibles, auquel cas la personne concernée sera préalablement informée. Pour plus d’informations à propos du traitement des données sensibles par ServiSoft, n’hésitez pas à contacter cette dernière, conformément à la procédure définie à l’Article VIII de la présente politique.

LOYAUTÉ

ServiSoft garantit que les données à caractère personnel seront traitées :

• Pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales pour lesquelles les données ont été collectées. ServiSoft devra à tout moment communiquer clairement les finalités avant de débuter le traitement.
• Dans les limites de ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles les données ont été collectées. Quand c’est possible, ServiSoft anonymisera ou pseudonimisera les données.
• Pendant une durée limitée et pour autant que ce soit nécessaire pour la finalité concernée.
• Correctement et, si nécessaire, les données seront mises à jour.

TRANSPARENCE

En principe, ServiSoft traite les données à caractère personnel directement fournies par la personne concernée. ServiSoft qui traite les données à caractère personnel de la personne concernée lui communiquera les informations prévues par la Règlementation.

Si la personne concernée dispose déjà de toutes les informations, ServiSoft ne l’informera pas inutilement du traitement de ses données à caractère personnel.

Si ServiSoft traite les données à caractère personnel à d’autres finalités, incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont initialement été collectées, ServiSoft prendra toutes les mesures nécessaires pour traiter ces données de façon licite et elle en informera la personne concernée.

ServiSoft peut fournir les informations tant sur une base collective qu’individuelle et elle veillera toujours à ce qu’elles soient rédigées dans un langage compréhensible et simple.

Certains textes législatifs peuvent contenir des exceptions ou imposer des exigences complémentaires pour ce qui est de la communication d’informations aux personnes concernées et auxquelles ServiSoft doit se conformer. Ces dispositions légales contraignantes priment sur la présente politique.

CONFIDENTIALITÉ ET INTÉGRITÉ

La société adopte les mesures techniques et organisationnelles requises pour garantir que le traitement des données à caractère personnel soit toujours effectué moyennant les garanties appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé ou traitement illégal et contre la perte, la destruction ou des dégâts d’origine accidentelle.

Ces mesures s’appliquent à l’accès physique aux données à caractère personnel, à l’accès à ces données par les Équipements. Outre les mesures techniques et organisationnelles, les collaborateurs de ServiSoft qui, dans l’exercice de leur fonction, ont accès à des données à caractère personnel, sont tenus de respecter diverses obligations visant à garantir la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel.

ServiSoft veillera à ce que des tiers qui reçoivent des données à caractère personnel de ServiSoft appliquent la législation en matière de protection des données et la présente politique.

Article IV. TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans certains cas, ServiSoft peut transmettre vos données

Dans certains cas, ServiSoft peut transmettre vos données à caractère personnel à des tiers bénéficiaires, tant au sein de ServiSoft qu’en dehors de celle-ci. Dans tous les cas, les données à caractère personnel sont exclusivement transférées à ces bénéficiaires, qui procèdent au traitement à des finalités précises. Lors du transfert, ServiSoft adopte systématiquement les mesures de sécurité nécessaires, notamment à l’égard des bénéficiaires, afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel.

TRANSFERT À DES COLLABORATEURS

ServiSoft peut demander à un tiers, un sous-traitant, de traiter des données à caractère personnel exclusivement pour le compte de ServiSoft et sur instruction de cette dernière. Le sous-traitant ne peut traiter ces données à des fins propres indépendantes des finalités pour lesquelles ServiSoft fait appel au sous-traitant.

ServiSoft peut faire appel à des sous-traitants et ne leur fournit des données à caractère personnel que moyennant la conclusion d’un contrat ou d’une convention de sous-traitance et/ou d’une annexe garantissant le traitement des données à caractère personnel conformément à la législation.

ServiSoft adoptera les mesures nécessaires si elle constate le non-respect par ses collaborateurs des obligations qui leur incombent en vertu du contrat.

TRANSFERT VERS DES PAYS TIERS – EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Vos données ne sont pas transmises à des pays tiers, sauf si ServiSoft y était contrainte par des dispositions légales péremptoires ou si telle était votre propre décision.

Article V. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

ServiSoft ne conservera pas vos données à caractère personnels plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour la finalité spécifique pour laquelle elles sont collectées. Au terme de la durée ultime de conservation, ServiSoft supprimera ou anonymisera les données à caractère personnel. ServiSoft anonymisera les données si elle souhaite encore les utiliser à des fins statistiques. ServiSoft peut conserver les données à caractère personnel pendant une plus longue période à des fins de gestion des litiges, d’étude ou d’archivage.

Article VI. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

La législation en matière de protection des données prévoit pour les personnes concernées divers droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, afin que les personnes concernées puissent continuer d’exercer un contrôle suffisant sur le traitement de leurs données à caractère personnel.

DROIT D’ACCÈS

La personne concernée a le droit d’obtenir la confirmation par ServiSoft que ses données à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Si tel est le cas, la personne concernée peut demander à accéder à ses données.

ServiSoft informera la personne concernée des éléments suivants :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
• le transfert à des destinataires établis dans des pays tiers ou des organisations internationales;
• si possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• le droit pour la personne concernée de demander à ServiSoft la correction ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et des informations utiles concernant la logique sous-jacente de cette prise de décision, ainsi que l’importance et les conséquences prévisibles de ce traitement pour la personne concernée.

ServiSoft fournit en outre une copie des données à caractère personnel traitées sur demande de la personne et à titre gratuit. Si la personne concernée souhaite des exemplaires supplémentaires, ServiSoft peut demander le remboursement de frais raisonnables.

DROIT DE RECTIFICATION

Si la personne concernée constate que ServiSoft détient des données inexactes ou incomplètes la concernant, elle a à tout moment le droit de le signaler à ServiSoft afin que cette dernière puisse faire le nécessaire pour corriger ou compléter ces données.

Il appartient à la personne concernée de fournir à ServiSoft des données à caractère personnel correctes.

DROIT À L’OUBLI

La personne concernée peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel si le traitement n’est pas conforme à la législation en matière de protection des données et dans les limites de la Loi (art. 17 RGDP).

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT

La personne concernée peut demander la limitation du traitement si :

• L’exactitude des données à caractère personnel est mise en cause et pendant la période nécessaire à la vérification de leur exactitude ;
• Le traitement est illégal et la personne concernée ne souhaite pas l’effacement des données;
• ServiSoft n’a plus besoin des données, mais la personne concernée demande à ce qu’elles ne soient pas supprimées, car elle en a besoin pour l’exercice ou la justification d’une action en justice ;
• Une réclamation est introduite contre le traitement dans l’attente de l’explication des intérêts légitimes qui priment sur les intérêts de la personne concernée.

DROIT À LA PORTABILITÉ

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à ServiSoft dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transmettre ces données à caractère personnel (directement par ServiSoft) à un autre responsable du traitement. C’est possible si le traitement repose sur le consentement de la personne concernée et sur un traitement par un procédé automatisé.

DROIT D’OPPOSITION

Quand les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct (y compris le profilage), la personne intéressée peut toujours s’opposer au traitement.

La personne concernée peut également s’opposer au traitement d’une situation spécifique la concernant. ServiSoft cessera alors le traitement, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement, qui prévalent sur les intérêts de la personne concernée, ou qui se rapportent à l’exercice ou la justification d’une action en justice.

DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

Si vous avez donné votre consentement à ServiSoft pour une finalité de traitement déterminée, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement par l’envoi d’un e-mail

Article VII. PROCÉDURE CONCERNANT L’EXERCICE DES DROITS ET AUTRES DISPOSITIONS

La personne concernée peut exercer ses droits en envoyant un e-mail à l’adresse dpo@servisoft.be. ServiSoft peut demander à la personne intéressée de s’identifier afin de s’assurer que l’exercice effectif des droits est demandé par la personne concernée.

En principe, ServiSoft donne suite à la demande de la personne intéressée dans un délai d’un mois. À défaut, ServiSoft informe la personne concernée des motifs de son inaction ou du retard dans le suivi de la demande. ServiSoft consent les efforts nécessaires pour informer les destinataires des données à caractère personnel de la personne concernée que cette dernière exerce son droit de correction, d’effacement ou de limitation du traitement.

Article VIII. PLAINTE

La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnées.be)

• soit par e-mail : contact@apd-gba.be
• soit par courrier postal à l’adresse: rue de la presse 35, 1000 Bruxelles.

Article IX. RESPONSABILITÉS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

ServiSoft attend de ses collaborateurs qu’ils respectent la présente politique et qu’ils veillent à ce qu’elle soit respectée par ceux dont ils sont responsables.

Les collaborateurs doivent dès lors :

• Traiter de façon régulière et appropriée les données à caractère personnel des collègues, des clients, etc., conformément à la législation applicable, aux instructions de l’employeur et à la politique de confidentialité de ServiSoft, tout en en garantissant l’intégrité et la confidentialité ;
• En cas de doute sur l’application de la présente politique ou le respect de la réglementation en matière de protection des données dans l’exercice de leur fonction, demander conseil à leur supérieur, au responsable de la protection des données ;
• Traiter des données à caractère personnel uniquement si c’est nécessaire dans l’exercice de leur fonction et/ou sur instruction de ServiSoft;
• Assister le responsable de la protection des données ;
• Ne pas conserver de copies des données à caractère personnel sur l’ordinateur de bureau ou sur des supports personnels si ServiSoft dispose d’un lieu de stockage centralisé et sécurité, car l’enregistrement de fichiers personnels ou de copies peut causer des erreurs dans les données à caractère personnel et des risques accrus d’infractions ;
• Informer immédiatement le responsable de la protection des données s’ils constatent une violation éventuelle ou effective des données à caractère personnel ou de la législation en matière de protection des données.

Article X. AUDIT ET RÉVISION

ServiSoft se réserve le droit d’adapter et de réviser la présente politique quand elle le juge nécessaire et pour continuer à se conformer aux exigences légales et/ou aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

Si ServiSoft est dans l’incapacité de respecter la présente politique du fait de dispositions légales impératives qui lui sont imposées, elle en informe le responsable de la protection des données

Article XI. COOKIES

Le site Internet de ServiSoft utilise des cookies. Il s’agit de petits fichiers qui sont placés sur l’ordinateur, le téléphone mobile ou la tablette de l’Utilisateur lors de sa visite du site Internet.

Ces cookies sont des :

• Cookies strictement nécessaires/ essentiels : Ce sont des cookies qui nous permettent d’être en mesure de vous proposer un bon fonctionnement du site, et qui vous permettent de faire usage des services que nous fournissons. Si ces cookies sont bloqués, vous ne serez pas en mesure d’utiliser notre site de façon optimale.
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