Contrat de licence Sinexa

1) Objet et champ d’application de la licence

Les présentes conditions de licence décrivent les conditions auxquelles le logiciel Sinexa peut être utilisé. Le logiciel et les services fournis dans ce cadre sont gérés par la SRL ServiSoft (ci-après dénommée « ServiSoft »), dont le siège social est établi à B-1301 Bierges, rue de Rosières 38, BE 1023.772.246.

Le logiciel Sinexa est une solution logicielle innovante conçue pour transformer les données brutes du client en tableaux de bord clairs, dynamiques et directement exploitables.

Les modules complémentaires standards ou spécifiques et les programmes intégrés de tiers nécessaires à son fonctionnement sont constitutifs, tant conjointement que séparément, du logiciel Sinexa (ci-après dénommé « le logiciel»).

Le client est la personne physique ou morale qui signe le présent Contrat et qui s’engage en ce chef vis-à-vis de ServiSoft (ci-après dénommé « le client »).

La relation juridique entre ServiSoft et le client est régie par les présentes conditions de licence, l’offre et les factures ainsi que par les conditions générales et particulières de ServiSoft (ci-après collectivement dénommé « le Contrat »).

Ce Contrat annule et remplace tous les contrats, propositions et engagements, qu’ils soient écrits ou verbaux, se rapportant au même objet et antérieurs à la date du présent contrat. Le Contrat prime sur les conditions générales et/ou autres du client, même si celles-ci disposent qu’elles sont exclusivement d’application. Les dérogations par rapport au Contrat ne sont possibles qu’avec le consentement écrit préalable de ServiSoft. ServiSoft se réserve le droit de modifier les dispositions du présent Contrat.

2) Propriété intellectuelle

Le logiciel et son nom sont la propriété de ServiSoft. Le présent contrat ne peut en aucun cas être interprété comme une cession de droits. ServiSoft se réserve la propriété de tous les développements standards ou spécifiques concernant le logiciel et peut utiliser à son gré les idées, concepts, méthodes, savoir-faire et techniques concernant la programmation ou les traitements de données mis à jour à l’occasion de l’exécution d’une quelconque prestation, même lorsque le client a commandé et payé la prestation. Aucun paiement du client n’emporte cession du droit de propriété intellectuelle ou industrielle à son bénéfice ou à celui d’un tiers, ou ne peut être interprété en ce sens, sauf disposition écrite contraire expresse.

3) Droit d’utilisation et restrictions

ServiSoft s’engage à octroyer au client l’accès ainsi qu’un droit d’utilisation non exclusif en rapport avec le logiciel, et ce pendant la durée du Contrat et pour le type d’abonnement convenu et la taille du cabinet, conformément au Contrat de licence.

ServiSoft accorde au client, moyennant paiement de l’abonnement prévu, un droit d’utilisation non cessible et non exclusif d’utiliser le logiciel. L’utilisation est personnelle et attribuée uniquement au client, aux membres de son personnel et à ses préposés, et exclusivement pour les personnes autorisées par le client. Le client s’engage à utiliser le logiciel uniquement pour ses propres besoins.

L’utilisation n’englobe pas le droit de distribuer le logiciel à des tiers, en ce compris de le prêter, de le donner en location ou de le vendre. Sauf disposition expresse, prévue dans le présent contrat, il est interdit au client :

• de céder le logiciel, de le vendre, de l’aliéner ou de le louer à une tierce partie ;

• de copier, modifier, désassembler ou décompiler le logiciel en tout ou partie, de le falsifier de quelque manière que ce soit, de le reproduire de façon permanente ou temporaire, de l’adapter, de le traduire, de le transcoder dans un autre langage de programmation, de le soumettre à l’ingénierie inverse et l’adapter de quelques manière qu’il soit, de le réparer et de lui appliquer tout autre type de transformation, sans préjudice des droits contraignants reconnus par la législation en vigueur, concernant la protection juridique des programmes informatiques ;

• de supprimer, modifier, masquer ou falsifier, de quelque manière que ce soit, toute mention ou tout signe figurant sur le composant du logiciel, tel qu’un droit d’auteur, une marque, une inscription, un marquage confidentiel ou pas, l’indication d’un secret d’entreprise, etc.

En cas de violation d’une des obligations précitées, le client sera redevable à ServiSoft d’une indemnité destinée à couvrir le dommage réellement subi par ServiSoft.

Pour pouvoir utiliser le logiciel, le client est tenu de pourvoir, à ses frais, aux appareils, systèmes d’exploitation et connexion (internet) nécessaires.

4) Suspension du droit d’utilisation

ServiSoft peut, pour des motifs valables, suspendre unilatéralement le droit d’utilisation, restreindre l’utilisation ou refuser totalement ou partiellement l’accès au logiciel, et ce à titre temporaire ou définitif, en cas de :

• contestation grave ou poursuites judiciaires intentées par un tiers sur la base de l’illégitimité ou l’atteinte aux bonnes mœurs ou à l’ordre public de l’ensemble ou d’une partie des données que le client sauvegarde dans le cadre de l’utilisation du logiciel et des données mises à disposition par le client ;

• non-paiement par le Client des factures à leur échéance.

Le Contrat pourra également être suspendu à l’initiative d’une des parties si celle-ci est victime d’un cas de force majeure régulièrement signalé comme prévu dans l’article 12 du Contrat de licence.
Dans tous les cas de suspension possibles, ServiSoft s’engage à informer le client au préalable.
Dans de tels cas, ServiSoft n’a aucun devoir de respect et n’est redevable d’aucune indemnité. Toute responsabilité de ServiSoft dans de tels cas est exclue.

5) Sécurité

ServiSoft est supposée avoir satisfait à ses obligations en matière de sécurité et de protection des données dans la mesure où elle :

• assure la sécurité permanente des Données du Client,

• assure la sécurité transactionnelle,

• rempli ses obligations en matière de protection des données à caractère personnel.

Sécurité permanente : ServiSoft s’engage à utiliser les moyens techniques et humains utiles afin de sécuriser les serveurs sur lesquels les Données sont hébergées via :

• l’utilisation d’un système de pare-feu ;

• l’élaboration d’une procédure de notification devant permettre d’identifier aussi bien l’utilisateur que le Client ;

• l’invisibilité des données à partir de Internet (sauf à partir du logiciel proprement dit);

• limitation des accès.

Sécurité transactionnelle : ServiSoft s’engage à utiliser le protocole HTTPS pour tout échange de données via Internet entre le client et le logiciel hébergé (serveur), et utilise à cet effet un certificat délivré par une autorité agréée.

Gestion des mots de passe et noms d’utilisateur : l’utilisateur est responsable de la bonne gestion et de l’utilisation correcte de ses mots de passe et noms d’utilisateur, conformément aux conditions que peuvent y assortir le logiciel et ServiSoft. Afin d’éviter les attaques par force brute, les mots de passe doivent : (1) être dotés par les utilisateurs d’un degré de complexité élevée, (2) être régulièrement modifiés, (3) être traités en toute confidentialité, (4) être sauvegardés de façon sécurisée, (5) être correctement utilisés et (6) ne pas être divulgués.
Quoi qu’il en soit, ServiSoft ne peut être tenue pour responsable d’une éventuelle utilisation abusive des mots de passe et la gestion des utilisateurs du client.

6) Nature des obligations – Responsabilité

ServiSoft est toujours liée par une obligation de moyens, sauf mention expresse contraire concernant une obligation en particulier et sans que cette mention puisse être étendue à d’autres obligations, même connexes.

Le client est seul responsable de l’utilisation du logiciel et des données exportées des applications du client. Cette disposition s’applique également aux données, quelles qu’elles soient, dont le logiciel est pourvu et provenant du client. La disponibilité de ces données dans le logiciel ne dispense pas le client de son obligation de les contrôler. Seul le client est responsable en cas d’erreurs ou de différences entre ces données et la réalité.

ServiSoft ne peut être tenue responsable (i) si le dommage allégué par le client est la conséquence, même partielle, d’une exécution fautive ou de l’inexécution (totale ou partielle) de ses obligations ; (ii) si le dommage est la conséquence d’une utilisation non conforme ; (iii) si le dommage est la conséquence, par son origine ou son ampleur, d’un virus informatique ; (iv) si le dommage est lié à l’indisponibilité ou à une panne du réseau du client (LAN), du câblage ou du réseau de télécommunication ; (v) si le dommage est lié à des composants de l’installation matérielle ou logicielle du client dans laquelle ServiSoft n’intervient pas ; (vi) si le dommage consiste en la falsification, la destruction ou la perte de données du système d’exploitation ou de contenus d’autres logiciels.

ServiSoft n’est jamais tenue de réparer le dommage indirect subi par le client.

Il est expressément convenu que, chaque fois que la responsabilité de ServiSoft est mise en cause, le montant total du dommage que ServiSoft pourrait devoir payer au client pour quelque raison que ce soit, sera limité aux sommes effectivement perçues par ServiSoft pendant les 3 mois précédant au titre de l’abonnement de l’utilisation de licences à l’exclusion de tous autres montants liés à quelques prestations que ce soit, dont notamment les frais d’installation.

7) Confidentialité – secret professionnel

Chaque partie s’engage à prendre toutes les mesures de précaution nécessaires pour garantir la confidentialité des informations confidentielles de l’autre partie. Ces mesures de précaution doivent être au moins équivalentes à celles prises par les parties pour garantir la confidentialité de leurs propres informations confidentielles.

ServiSoft s’engage à traiter les données dont elle a reçu connaissance en toute confidentialité, compte tenu et dans le respect du secret professionnel du client.

ServiSoft s’engage à respecter tous les règlements applicables relatifs à la protection et le respect de la vie privée, y inclus le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel.

ServiSoft interviendra en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de l’utilisateur lorsque ce dernier se connecte au logiciel. Ces données ne seront utilisées qu’en vue de (i) la gestion de l’accès au logiciel et (ii) la communication avec les utilisateurs, par exemple lors de mises à jour et/ou de modifications. Ces données ne seront utilisées par ServiSoft à aucune autre fin et ne seront pas communiquées à de quelconques tiers.

ServiSoft traitera ces données à caractère personnel comme des informations confidentielles.

Pour toutes les données à caractère personnel traitées dans le cadre du logiciel et de leur utilisation par le client, le client intervient en qualité de responsable du traitement des données. Le client s’engage à respecter à tout moment la législation applicable en la matière. ServiSoft n’assume aucune responsabilité en rapport avec les données traitées par le client dans le cadre du logiciel.

Les parties conviennent de ce que les dispositions du présent Contrat, de même que toutes les informations communiquées par l’autre partie, sont strictement confidentielles. Sauf disposition contraire dans le présent Contrat, aucune de ces informations ne sera communiquée à des tiers sauf lorsque (i) l’une des parties est obligée par la loi de rendre ces informations publiques ou (ii) que l’autre partie a donné son consentement écrit et préalable.

8) Hébergement des données

ServiSoft s’engage à héberger l’ensemble des données, conformément aux modalités définies dans le Contrat et dans les Data Center de Microsoft en Europe de l’Ouest.

Les données étant mises à disposition par le client pour la solution Sinexa, le client reste seul responsable du respect de toutes les obligations de conservation légales et réglementaires par rapport aux données.

En cas de résiliation du Contrat, les données seront effacées dans un délai de 3 (trois) mois à compter de la date de la résiliation effective du Contrat. ServiSoft détruira les données précitées, sauf si les parties en ont préalablement convenu autrement.

9) Prix, adaptation des prix et paiement

Les abonnements sont soumis à un type d’abonnement et à la taille du cabinet.
Les abonnements seront donc adaptés en fonction du nombre d’avocats suivant la grille des prix applicables du logiciel.

Dans la cas où le cabinet évolue, l’abonnement sera adapté en fonction de la nouvelle taille du cabinet.
Ce calcul sera revu annuellement à la date anniversaire du contrat.
Quant au changement de type d’abonnement, il donnera lieu à un accord préalable par un bon de commande adéquat signé pour accord par le client.

Le client s’engage à des frais d’abonnement annuel à payer trimestriellement par anticipation et annuellement si la fréquence de facturation annuelle a été demandée expressément. Ces frais d’abonnement seront entièrement acquis à ServiSoft dès le début de l’année d’abonnement. ServiSoft ne sera en aucun cas – même en cas de résiliation anticipée du contrat – tenue à un quelconque remboursement des frais d’abonnement. Lors de chaque reconduction annuelle, tacite ou expresse, le client recevra une facture périodique comme stipulé dans le bon de commande.

ServiSoft se réserve le droit de fixer chaque année de nouveaux prix qui, dans ce cas, s’appliqueront à tout nouveau contrat ou à toute reconduction (tacite ou expresse) du contrat, sauf conditions particulières spécifiées dans l’offre de prix.

Toutes les factures sont soumises aux conditions générales de ServiSoft.

10) Durée et reconduction tacite

La durée du Contrat est égale à un an, sauf conditions particulières spécifiées dans l’offre de prix.

Le contrat sera prorogé tacitement pour des périodes de chaque fois un an, sous réserve de résiliation effectuée par écrit au moins trois mois avant l'expiration de la période contractuelle en cours. Le client reste tenu au paiement de la période contractuelle arrivant à expiration et ce, nonobstant toute résiliation écrite par ServiSoft ou par le client ou tout autre mode de résiliation anticipée.

11) Référence

Le client autorise expressément ServiSoft à utiliser son nom, verbalement ou par écrit, à titre de référence.

12) Force majeure

ServiSoft ne peut être tenue pour responsable des retards ou défaillances dans l’exécution du Contrat si ces retards ou défaillances sont la conséquence de faits ou circonstances indépendants de la volonté d’une des parties, imprévisibles et inévitables (ex : problèmes de télécommunications, dérangements ou manquements dans le chef de fournisseurs ou de sous-traitants de ServiSoft). À peine de déchéance, la partie qui souhaite invoquer de tels faits ou circonstances est tenue de notifier ces faits ou circonstances par écrit à l’autre partie dans les plus brefs délais, de tout mettre en œuvre pour réduire leur durée à un minimum raisonnable et de prévenir l’autre partie par écrit lorsque ces faits ou circonstances ont pris fin. Si ces faits ou circonstances persistent pendant plus de 3 (trois) mois, chaque partie peut résilier le Contrat de plein droit par courrier recommandé, sans qu’aucune indemnité ne soit due ou qu’un autre délai ne doive être pris en compte.

13) Cessibilité et modifications pertinentes

Le Client n’est pas autorisé à céder le Contrat à des tiers. Toute modification (telle qu’un changement de nom, un changement d’adresse, …) apportée par le Client doit être immédiatement notifiée à ServiSoft.

14) Notifications

Toute notification faite à ServiSoft dans le cadre du Contrat aura lieu :

• soit par mail à l’adresse suivante : sinexa@servisoft.be

• soit par courrier recommandé à l’adresse du siège social

15) Tribunal compétent et droit applicable

Les tribunaux de Nivelles sont exclusivement compétents pour trancher tous litiges relatifs au présent Contrat.
ServiSoft se réserve la faculté de porter le litige devant toute autre juridiction dont le client relèverait.

Le Contrat est régi par le droit belge.